Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher

Datenschutzanfragen können an datenschutz@belegtom.at gerichtet werden. Es ist derzeit kein Datenschutzbeauftragter bestellt.

2. Bereitstellung und Sicherheit der Website

Beim Aufruf der Website werden technisch erforderliche Verbindungsdaten verarbeitet. Dazu können IP-Adresse, Zeitpunkt, aufgerufene Adresse, übertragene Datenmenge, Browser-/Geräteangaben, Referrer und Sicherheitsereignisse gehören.

Zweck und Rechtsgrundlage: sichere und fehlerfreie Bereitstellung, Missbrauchsabwehr und Fehleranalyse auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse liegt im sicheren Betrieb des Angebots.

Speicherdauer: nur so lange, wie dies für Betrieb, Sicherheit und Fehleranalyse erforderlich ist; konkrete produktive Protokollfristen werden vor Freigabe mit dem Hostinganbieter festgelegt.

3. Registrierung und Kundenkonto

Wenn du ein Konto anlegst oder dich anmeldest, verarbeiten wir insbesondere Vorname, Nachname, Firmenname, geschäftliche E-Mail-Adresse, externe Identitätskennung, Anmelde- und Sicherheitsereignisse sowie Angaben zu Tarif und Berechtigungen.

Zur passwortlosen Anmeldung senden wir einen zeitlich begrenzt gültigen Einmalcode an die bestätigte E-Mail-Adresse. Optional kann ein Passkey eingerichtet werden. Dabei wird nur der öffentliche technische Passkey-Nachweis gespeichert; biometrische Merkmale wie Fingerabdruck oder Gesichtsdaten verbleiben auf dem Gerät und werden nicht an BelegTom übermittelt. Die Anmeldung per E-Mail-Code bleibt auch ohne Passkey möglich.

Zweck und Rechtsgrundlage: Vertragsanbahnung und Vertragserfüllung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO sowie Kontoschutz gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

4. Beleg- und Vorbereitungsdaten

Bei Nutzung der BelegTom-Anwendung können Rechnungen, Belege, Kontakt- und Unternehmensdaten, Beträge, Steuerangaben, Zahlungsinformationen, technische Kategorien, Korrekturen und Exportdaten verarbeitet werden. Für vom Kunden hochgeladene Unterlagen handelt BelegTom grundsätzlich nach Weisung des Kunden als Auftragsverarbeiter. Die Einzelheiten werden in einem Vertrag zur Auftragsverarbeitung geregelt.

Die Verarbeitung dient der technischen Belegverwaltung und Buchhaltungsvorbereitung. BelegTom nimmt keine eigenständige steuerliche oder buchhalterische Fachentscheidung für den Kunden vor. Produktivdaten werden nicht für das Training allgemeiner KI-Modelle verwendet. OCR-, KI- und Plausibilitätsergebnisse bleiben technische Vorschläge und werden nur durch den Nutzer oder einen von ihm beauftragten Berufsberechtigten fachlich geprüft und freigegeben.

5. Sandra – digitale Hilfe

Wenn du Sandra eine Frage stellst, werden der eingegebene Text, technische Verbindungsdaten und eine kurzfristige Kennung zur Begrenzung missbräuchlicher Anfragen verarbeitet. Bitte gib dort keine Belege, Passwörter, Zahlungsdaten oder andere vertrauliche Inhalte ein.

Fragen werden zunächst anhand einer freigegebenen Wissensbasis beantwortet. Ist die externe Sprachverarbeitung aktiviert, können Frage und freigegebener Antworttext zur sprachlichen Formulierung an OpenAI übermittelt werden; die Anfrage wird dabei mit deaktivierter Speicherung gesendet. Diese Verarbeitung wird erst produktiv aktiviert, wenn Anbieter, Vertrag, Übermittlungsgrundlage und Datenschutzhinweise abschließend freigegeben sind.

Bewertungen von Sandra-Antworten werden derzeit ausschließlich lokal im Browser gespeichert.

6. Rechnungsversand

Wenn eine Ausgangsrechnung per E-Mail versendet wird, werden Empfängeradresse, Betreff, Nachricht, Rechnungsnummer und PDF-Anhang an den konfigurierten Versanddienst übermittelt. Der Versand über Resend wird erst nach abgeschlossener Anbieter- und Datenschutzprüfung produktiv aktiviert.

7. Lokale Speicherung im Browser

Die derzeitige Testoberfläche speichert Profildaten, Kunden, Ausgangsrechnungen, Logos, Zahlungsstatus und Sandra-Feedback lokal auf dem verwendeten Gerät. Diese Daten werden nicht automatisch zwischen Geräten synchronisiert. Du kannst sie durch Löschen der Website-Daten im Browser entfernen.

8. Cookies und ähnliche Technologien

Die öffentliche Website setzt nach aktuellem Entwicklungsstand keine Analyse- oder Marketing-Cookies ein. Technisch notwendige Speicherungen können für Anmeldung, Sicherheit und ausdrücklich angeforderte Funktionen erforderlich sein. Nicht notwendige Technologien werden erst nach vorheriger Einwilligung eingesetzt.

9. Empfänger und Drittlandübermittlungen

Je nach aktivierter Funktion können Hosting-/Sicherheitsanbieter, Identitätsdienst, E-Mail-Versanddienst, Zahlungsanbieter, Backupanbieter sowie technische Dienstleister Daten erhalten. Aktuell werden insbesondere Cloudflare/OpenAI Sites für Entwicklung und Hosting, ein selbst betriebener ZITADEL-Identitätsdienst und – nach Freigabe – Resend für Transaktions-E-Mails geprüft.

Eine Übermittlung außerhalb des EWR erfolgt nur, wenn die Voraussetzungen der Art. 44 ff. DSGVO erfüllt sind. Die produktive Anbieter-, Standort- und Vertragsliste wird vor dem Start vervollständigt.

10. Speicherdauer

Wir speichern personenbezogene Daten nur so lange, wie es für den jeweiligen Zweck erforderlich ist oder gesetzliche Aufbewahrungs-, Nachweis- und Verjährungsfristen bestehen. Kunden- und Belegdaten werden nach Vertragsende entsprechend Vertrag, Weisung und Löschkonzept gelöscht oder zurückgegeben; gesetzlich erforderliche Daten bleiben bis zum Ablauf der jeweiligen Frist gesperrt gespeichert.

11. Deine Rechte

Du hast nach Maßgabe der gesetzlichen Voraussetzungen das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung, Datenübertragbarkeit und Widerspruch. Eine Einwilligung kannst du jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Zur Ausübung deiner Rechte genügt eine Nachricht an datenschutz@belegtom.at.

Du kannst dich außerdem bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde beschweren, insbesondere bei der Österreichischen Datenschutzbehörde.

12. Freigabestatus